Cómo organizar un evento Empresarial: Para el montaje de un evento corporativo especial hay que crear un cronograma de actividades, con base en estas consideraciones: tipo de evento, lugar y fecha a realizarse, invitados especiales, número de participantes y presupuesto asignado.

Teniendo en cuenta todo lo anterior se asignan labores a cada una de las personas que colaborarán en su realización, luego se procede a definir la forma en que se hará la invitación, diseño, tipo de letra, concepto y texto; se elabora una lista de invitados a quienes se les avisará telefónicamente o por correo electrónico con 15 días de anticipación para saber si podrán asistir al evento y enviarles su tarjeta de invitación impresa o digital.

De acuerdo con el presupuesto se solicitan a empresas especializadas el catering, tipo de menú, decoración, arreglos florales, impresiones o rollups, sonido, música ambiental y equipo audiovisual, mobiliario, montaje de escenario y música en vivo si el evento lo requiere.

Ocho días antes del evento a realizar se debe citar a todo el equipo de trabajo, junto con todos los proveedores para repasar los planes y saber qué puntos están bien y cuales hay que reforzar.

El día del evento todo lo planificado debe estar listo y a tiempo, al siguiente día hábil se debe hacer una evaluación interna de lo acontecido y realizar un balance para identificar fallas que serán corregidas para el siguiente encuentro.

En términos generales pondríamos decir que las invitaciones empresariales que tienen el lugar en torno a una mesa son los desayunos, almuerzos y cenas ejecutivas y cócteles:

Desayuno: tiene una duración máxima de hora y media y su ventaja es que son más rápidos y más económicos, se pueden realizar en la oficina si se cuenta con espacio adecuado o en un hotel o restaurante cercano a la oficina para poder ahorrar tiempo.

Almuerzo: tiene una duración máxima de dos horas y media, el almuerzo debe ser ligero y con muy pocas bebidas alcohólicas o simplemente no tenerlas de acuerdo a las políticas internas de cada empresa ya que se debe regresar al trabajo en la tarde; el anfitrión debe encontrarse 30 minutos antes de la hora citada de sus invitados y asegurarse que todo está como lo solicitó.

Cenas y Cócteles: los cocteles tienen una duración aproximada de 3 horas, se acostumbra a montar mesas tipo cocteleras con butaca alta del estilo escogido para el evento, los organizadores del evento, deben designar una persona para recibir invitados y presentarlos con algunas personas de interés y que se relacionen entre sí, la ventaja de la organización tipo cóctel es que se obvia la impuntualidad de los invitados, ya que pasa inadvertida y no es necesario que lleguen todos para comenzar.

Cena: las cenas empiezan normalmente a las 7:30 pm y duran aproximadamente 4 horas, en algunas se involucran a los cónyuges de los invitados, se dedica en primer lugar tiempo para el desarrollo de la parte corporativa y de negocios, posteriormente a la parte social.

Así mismo, encontramos muchas clases de eventos corporativos que se realizan dentro de una empresa como: asambleas, juntas, ferias, congresos, convenciones, lanzamientos etc. de los cuales hablaremos detalladamente en próximos artículos ya que cada uno lleva su propio cronograma y complejidad en la organización.

Escrito por Jenny Bejarano

Directora BTB Eventos – Event Planner / Jenny Bejarano Bodas y Estilo

FACEBOOK: @btbeventosgt

INSTAGRAM: @jennybejaranobodasyestilo

Whatsapp: 57804040