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¿Demasiadas reuniones? Así puede focalizarse en las tareas importantes

Por: dpa

Las personas que se desempeñan en teletrabajo vieron dispararse la plaga de reuniones virtuales durante la pandemia. Permanentemente hay conferencias online, las citas durante el día son aún más apretadas. ¿Cómo pueden salir los empleados de esto?

Donde antes solamente había que gestionar una cita con clientes al día, hoy hay entre cuatro y cinco o más en el calendario y en intervalos reducidos.

Así, no sorprende en absoluto que los empleados ya no encuentren tiempo para ocuparse de la parte sustancial de su trabajo. Hering recomienda, sin embargo, dedicar al menos desde el 20 hasta el 30 por ciento de la jornada laboral al propio trabajo, y en lo posible en unidades o bloques de tiempo más prolongados.

A continuación enumeramos algunos consejos para que los empleados puedan ganar momentos libres de reuniones virtuales:

– Bloquear partes del día: quienes anhelen tener momentos libres de encuentros virtuales deben reservarse en su calendario franjas de tiempo apropiadas para poder enfocarse en ellas en el trabajo que requiere mayor concentración.

Lo ideal es programar estos momentos de concentración para las horas de mayor productividad. Es asimismo útil indicar a través de la barra de estado en los sistemas de comunicación interna como Slack, por ejemplo, que uno no quiere ser molestado en ese momento. También es mejor desactivar todas las notificaciones push.

– Chequear las estadísticas: programas como Google, Teams o Zoom pueden mostrarnos cuánto tiempo en promedio pasamos en reuniones virtuales.

Se aconseja utilizar estos datos y, en base a ellos, analizar la propia carga de encuentros virtuales. Si esta es elevada, es importante tomar medidas para contrarrestarla. Además, las cifras objetivas son una buena base para hacer ver en las conversaciones entre jefes y subordinados que los tiempos de reuniones han aumentado excesivamente.

– Decir no: “Es importante decir, a veces, simplemente ‘no'”. “A menudo aceptamos devotamente las invitaciones a reuniones virtuales sin cuestionarlas”.

Hay sin duda muchas reuniones en las cuales la propia presencia es opcional. Por lo tanto, la experta en mercado laboral recomienda ser consecuente y excusarse de participar en ellas.

– Implementar días libres de reuniones: aun cuando los empleados no pueden tener injerencia a nivel de toda la empresa, “a nivel del equipo de trabajo pueden imponerse días libres de reuniones”.

También puede limitarse con claridad la extensión de estas reuniones. “En algunas compañías no puede haber encuentros virtuales que se extiendan más allá de media hora”.

– Repensar la frecuencia de las reuniones: se sugiere poner en cuestión las citas que se repiten regularmente: tal vez alcanza de todos modos si la reunión semanal se celebra cada 14 días.

Si el encuentro virtual preestablecido es, además, frecuentemente cancelado o postergado de manera espontánea, esto constituye un indicio de que probablemente no sea tan importante.

Llegado el caso, también puede tener más sentido y ser más efectivo realizar mensualmente un workshop de medio día antesque mantener una reunión semanal, “durante la cual nunca se puede avanzar en profundidad”. De esta manera, todos podrán lograr más espacios libres en sus calendarios.

Por: dpa

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