De acuerdo con Sarah Laoyan en el artículo publicado “4 consejos para elaborar el mejor plan de trabajo semanal” publicado en asana.com, expone la importancia de contar con dicho plan a fin de aliviar el estrés que se siente cuando se acerca la hora de ir a trabajar un lunes.

Además, explica que un plan de trabajo semanal es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a desglosar las tareas que debes realizar cada semana y organizar de mejor manera tu tiempo de manera proactiva. De ese modo, podrás realizar las tareas importantes según lo programado.

Esta técnica no solo te ayuda a elaborar un programa diario, sino que también te brinda un panorama general de las tareas en las que trabajarás durante la semana. Cuando crees tu plan de trabajo semanal, es importante que tengas en cuenta las reuniones a las que tienes que asistir. De ese modo, podrás equilibrar tu carga laboral con la cantidad de reuniones para que accidentalmente no tengas demasiado trabajo por hacer durante un día lleno de reuniones.

A continuación, Laoyan presenta cuatro pasos para elaborar y establecer un plan de trabajo semanal:

Paso 1: Da seguimiento a las tareas pendientes en un solo lugar, para ello, es recomendable emplear una lista de tareas pendientes digitales porque permiten ordenar y priorizar el trabajo con más facilidad al tener toda la información en un solo lugar para luego solo consultar el avance de las actividades. 

Asimismo, recomienda emplear el método Getting Things Done (GTD). Esta técnica se enfoca en organizar todos tus pensamientos en un solo lugar, así puedes descargar la información de tu cerebro en lugar de intentar retener todo en tu memoria. 

Paso 2: Asigna fechas límite a las tareas de la lista, cada acción a realizar de tu lista de tareas pendientes debe tener una fecha de entrega correspondiente. Este es un paso sumamente importante para los planes de trabajo semanales, ya que las fechas de entrega te ayudarán a determinar cuándo deberías trabajar en cada tarea.

Si sabes que debes finalizar una tarea para un día determinado, calcula aproximadamente cuánto tiempo te llevará realizar esa tarea en particular. Toma ese tiempo estimado y trabaja en retrospectiva desde la fecha de entrega. Este es el momento, como mínimo, en el que deberías empezar a trabajar en esa tarea.

Por ejemplo, un gerente puede pedirte que le entregues el calendario de contenido para redes sociales del mes próximo el viernes por la mañana. Por lo general, se tarda aproximadamente tres días en crear un calendario, por lo que deberías empezar a trabajar en esta tarea al menos el martes de esa semana.

Lee: ¿Divides tu calendario en bloques de tiempo? Te contamos las razones por las que deberías empezar a hacerlo

Paso 3: Prioriza las tareas de manera eficaz, la manera en la que priorizas tus tareas para la semana es sumamente importante. Equilibrar los cronogramas con las prioridades es una habilidad difícil de dominar. Cuando trabajas con proyectos a largo plazo con fechas de entrega lejanas, puedes dividir estos proyectos en piezas más pequeñas y realizar una parte de la tarea cada día hasta la fecha de entrega final. Esto puede ayudarte a evitar la procrastinación y los contratiempos de último momento a la hora de finalizar el proyecto completo.

También sugiere que si usas una herramienta de gestión del trabajo, intenta agregar una etiqueta de prioridad a cada tarea. Esto no solo te ayudará a organizar tus prioridades, sino que además permitirá que los miembros de tu equipo sepan en qué te estarás enfocando durante el día. Si se suscita un imprevisto y tienes que cambiar las prioridades, puedes volver a etiquetar las tareas fácilmente según corresponda.

Paso 4: Dedica tiempo cada semana a la organización de las tareas, un plan de trabajo semanal es más útil si lo usas de forma regular como un organizador semanal. Dedica algo de tiempo de tu agenda cada semana para hacer una pausa y reflexionar sobre las tareas que debes finalizar la semana próxima.

Algunas personas dedican parte del viernes por la tarde a organizar sus tareas, mientras que otras prefieren usar el lunes por la mañana para la planificación semanal. Ambas opciones tienen sus beneficios. Si compilas las tareas el viernes, podrás llegar a trabajar el lunes con todo claramente organizado para comenzar la semana con el pie derecho. Esta es una buena estrategia para las personas que les cuesta desconectarse del trabajo los fines de semana porque tendrán una visión clara de cómo será su lunes antes de empezar el fin de semana.

Realizar tu planificación semanal el lunes te brinda un panorama general de las tareas en las que trabajarás durante la semana. Este método es bueno para los miembros del equipo que dependen de los demás para realizar sus tareas, como un equipo de ventas o un equipo de éxito del cliente. Si es más probable que recibas correspondencia durante el fin de semana, elaborar tu plan de trabajo semanal el lunes te permitirá priorizar el trabajo que llegó mientras descansabas.

Por último, analiza tu plan de trabajo cada semana, es decir, mientras organizas las tareas para la semana siguiente, tómate el tiempo para reflexionar sobre la semana anterior y las tareas que finalizaste, y ten esto en cuenta durante la planificación. ¿Te quedó alguna tarea pendiente que tengas que trasladar a la semana próxima?

Cuando analices las tareas que te quedaron de la semana anterior, tómate el tiempo para considerar tu carga laboral para la semana siguiente. Si te quedaron demasiadas tareas pendientes, esto puede indicar que tienes demasiado trabajo por hacer. Estas son algunas estrategias que te serán útiles si necesitas aliviar un poco tu carga de trabajo:

• Cuéntale a tu gerente que te sientes sobrecargado.
• Delega algunas de tus tareas a otros miembros del equipo.
• Usa una matriz de Eisenhower para priorizar mejor las tareas.
• No aceptes más proyectos.

Por Editora Revista Femenina